QUE ES UN DIAGRAMA DE FLUJOS
Un diagrama de flujo es
una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado
por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una
descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la
relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada
actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los
materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el
número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita
también la selección de indicadores de proceso
Beneficios
del Diagrama de Flujo
En primer
lugar, facilita la obtención de una visión
transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir
más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros
procesos y subprocesos.
Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los
distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
El
diagrama de flujo facilita la
identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus
necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y
expectativas.
Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible
generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que
para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en
contacto con la diagramación.
Un
diagrama de flujo ayuda a establecer
el valor agregado de cada una de las actividades que componen el
proceso.
Igualmente,
constituye una excelente referencia
para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así
como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e
incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Constituye
el punto de comienzo indispensable para
acciones de mejora, rediseño o reingeniería.
Las actividades de análisis y
diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo se están
desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer
paso para mejorar las prácticas organizacionales.
Diagramar es establecer una
representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una
información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de
sus actividades.
La representación gráfica
facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los
procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la
distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es
decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado
deseado. En este último sentido cabe hacer una precisión, ya que no todas las
actividades que no proveen valor añadido han de ser innecesarias; éstas pueden
ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones
de dirección y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de
legislación.
Todas estas razones apuntan hacia
el diagrama de flujo de procesos como un instrumento primordial para la
correcta gestión de los procesos. La realización de un diagrama de flujo es una
actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí
mismo un componente esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas
(conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son
difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de
contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y
personas implicadas. Un modelo una representación de una realidad compleja)
puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un
sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para
modelar un proceso.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo
es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una
descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a
cabo en él.
Cuando un proceso es modelado,
con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de proceso), pueden
apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas
actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros
procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo,
los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al
inicio de acciones de mejora.
Elaboración del Diagrama de
Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado
por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto,
una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo
será multifuncional y multijerárquico.
Determinar
el proceso a diagramar.
Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la
información sobre el flujo general de actividades principales, o ser
desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de
decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar
un análisis más exhaustivo del proceso. Identificar
la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son
llevados a cabo.
Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede
definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un
conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la
figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como
símbolo.